WordPress – Konfigurator und – Generator für Angebote und andere

In diesem Artikel stellen wir einen Webbasierten Angebots-Konfigurator vor. Dieser Arbeitet auf Grundlage von WordPress und wird in das System vollwertig integriert, wodurch die Standard-Funktionen weiterhin verwendet werden. 

Warum Angebote online erstellen?

Einen Angebots-Konfigurator direkt auf der Webseite zu integrieren, bringt einige deutliche Vorteile mit sich:
1. Sie sparen Zeit und Geld.
2. Der Kunde erhält deutlich schneller eine Rückmeldung und Sie damit zu einer höheren Wahrscheinlichkeit den Zuschlag.
3. Sie automatisieren Ihre Prozesse und können Sie direkt mit weiteren System koppeln.

Warum sparen Sie Zeit und Geld?

Wie oft haben Sie schon Stunden damit verbracht Angebote zu erstellen? Immer wieder ähnliche Texte zu schreiben, ggf. aus alten Angeboten oder Vorlagen zusammen kopieren, nochmals durchlesen, um Sie anschließend an den Kunden zu verschicken. 
Wie wäre es, wenn Sie dazu ein Tool hätten, dass Sie durch den Prozess leitet und fertige Texte mit Artikeln und Preisen direkt in einem PDF Angebot zusammenstellt. Oder noch besser, wie wäre es, wenn der Kunde selber diese Arbeit durchführt und Sie oder Ihre Mitarbeit hier gar nichts mehr machen müssen. Sie haben plötzlich immense Kapazitäten, die Sie wieder an anderer Stelle einsetzen können. 

Schnelle Rückmeldung an den Kunden.

Vielen Kunden haben keine Lust oder Zeit lange auf eine Kosteneinschätzung oder ein Angebot zu warten. Oft wird sich daher für einen der ersten Kontakte entschieden. Es heißt hierbei also schnell zu sein und zu reagieren.

Ein Kunde ist nun auf Ihr Angebot oder Ihre Firma aufmerksam geworden und besucht Ihre Webseite. Wie ist nun Ihr aktueller Ablauf? In der Regel nimmt nun der Kunde Kontakt mit Ihnen auf, beschreibt ggf. sein Anliegen. Sie stellen Ihre Rückfragen, welche normalerweise immer sehr ähnlich lauten, der Kunde Antwortet und Sie erstellen anschließend Ihr Angebot und senden es dem Kunden zu. Sie sehen schon, wir haben hier einige Prozessschritte bis der Kunde endlich einen Preis hat.

Kann der Kunde nun sein Anliegen direkt über einen Konfigurator mitteilen, bei dem direkt die Standardfragen und die Eckpunkte ausgewählt werden, haben wir die Möglichkeit, dem Kunden sein Angebot direkt zu zusenden. 

Sie werden damit bereits die Rückfragen geklärt haben und den Zuschlag erhalten, bevor Ihre Konkurrenz überhaupt die wichtigen Eckpunkte mit dem Kunden klären konnte. 

Wie automatisiere ich die Prozesse?

Die Automatisierung von Prozessen kann in diversen Ausmaß erfolgen. Der Kunde könnte die wichtigsten Punkte über ein Formular eingeben, was Ihnen als Grundlage für bspw. einen Anruf dienen könnte. Sie ergänzen die Fakten aus dem Gespräch und senden dem Kunden anschließend direkt aus dem Web das PDF Angebot zu. Eine weitere Variante wäre das der Kunde bereits alles nötige ausfüllt und das Angebot quasi fertig vorliegt, aber noch nicht versendet wurde. Sie haben nun die Möglichkeit noch Ergänzungen, wie bspw. Rabatte einzufügen und dann das Angebot per Klick zu versenden. In der vollautomatisierten Variante haben Sie mit dem ganzen nichts mehr zu tun. Der Kunde erhält nach dem Durchlauf des Formulars automatisch ein fertiges Angebot per Email. Ggf. hat nun die auch die Möglichkeit direkt vom Angebot auf Ihre Webseite zu gelangen, um dort den Vertragsabschluss auszuführen.

Auch die Integration von weiteren Systemen wie Warenwirtschaftssysteme, Marketingplattformen usw. ist natürlich denkbar und muss im Detail des internen Prozesses angesehen werden.

Beispiel Anwendung: Angebots-Konfigurator

Der Kunde bietet Webinare im Bereich der Weiter- und Fortbildung an. Die Inhalte der Webinare, die Konstellationen der Zusammenstellung und die damit verbundene Dauer und Kosten sind daher variabel und wurden händisch in einer Vorlage zusammen gestellt und zugeschickt. Die Anfragen stiegen stark an und das Pensum der Angebote, die zu erstellen waren, war kaum noch zu bewerkstelligen. Als wir mit der Automatisierung des Prozesses starteten waren allein 4 Angestellte mit der Angebots Erstellung beschäftigt. 

Zusammen mit dem Kunden haben wir uns den gesamten Prozess-Ablauf von der Anfrage bis zum fertigen Angebot angesehen. Als Ziel wurde hierbei eine komplette Automatisierung des Angebotsprozesses anvisiert. 

Der Kunde sollte sein Angebot per Multistep-Formular komplett eingeständig zusammenstellen können. Anschließend erhält er das individuelle Angebot auf Ihn persönlich zugeschnitten, als PDF zugesandt. Die Angebote werden im Backend komplett aufgelistet und können bei Bedarf auch abgeändert und per Klick neu zugesandt werden.

 

Welche Einsparung konnte hierbei erzielt werden?

In diesem Fall kann die Einsparung leicht berechnet werden. Die Pflege bzw. die individuellen Anpassungen bei Rückfragen beträgt nach der Einführung im Durchschnitt 3 Stunden pro Tag. Im Vergleich, zuvor waren 3 Mitarbeiter mit durchschnittlich 8 Stunden pro Tag mit den Angebot beschäftigt. Das heißt wir konnten allein im Bereich der Arbeitsressourcen eine Einsparung von 87,5% erzielen. Des Weiteren wurden die Engpässe in der Angebotserstellung (maximale Anzahl von Angeboten pro Tag) komplett abgeschaltet.

Fazit

Die Einbindung eines Angebots-Konfigurators auf der Firmenwebsite bringt viele Vorteile mit sich. Einmalige Anschaffungskosten stehen in kleiner Position den dauerhaften Kosten gegenüber, wie das Beispiel aufzeigt. Auch wird durch die Einbindung des Auftrags-Konfigurators der Grundstein für einen Auftragswachstum gelegt. Kunden werden schnell versorgt, wodurch sie sich eher für Sie entscheiden. 

Beratung

Sie wollen sich beraten lassen? Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf:

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